Netwerk Uitvaartvernieuwers worstelt met vergadercultuur

Begin maart ontvangen de ongeveer 120 leden van het netwerk een noodkreet van hun bestuur: in een brief, ondertekend door voorzitter Marjon Klaassen, laat het voltallige bestuur weten zijn functie ter beschikking te stellen. "Er zijn verschillende argumenten, die voor elk bestuurslid anders wegen", licht Klaassen in haar brief van 4 maart het rigoureuze besluit toe. Het eerste argument dat de voorzitter noemt, is dat het aantal van 4 bestuursleden te klein is, maar dat het ondanks verschillende oproepen niet mogelijk blijkt om nieuwe bestuursleden te vinden. Vervolgens wijst Klaassen erop dat tussen de leden van het netwerk "te weinig verbinding, te weinig solidariteit" bestaat. "Dit heeft tot gevolg dat we niet tot de diepgang komen die wel gewenst en nodig is." Verder blijkt de secretaris, wiens termijn van 3 jaar erop zit, geen tweede ambtstermijn te ambiëren.
Klaassen constateert in haar brief dat er op het gebied van uitvaartvernieuwing nog een hoop te doen is. "Het is echter zeer de vraag of het netwerk in zijn huidige vorm hiervoor de juiste constructie vormt", voegt zij daaraan toe. En: "De energie die het bestuurslidmaatschap kost en dat wat er voor terug komt is, in negatieve zin, uit balans." De voorzitter wijst erop dat er een situatie is ontstaan waarbij de continuïteit van het netwerk "zeer ernstig bedreigd wordt". Daarom roept het bestuur een extra algemene ledenvergadering (ALV) uit, om de ontstane situatie met elkaar te bespreken. "Onze opvatting is dat zich daar minimaal 7 nieuwe bestuursleden moeten melden zodat de continuïteit van het netwerk is gegarandeerd. Wanneer zich op de extra ALV niet voldoende nieuwe bestuursleden aanmelden, komen wij als bestuur op de reeds eerder geplande ALV van 13 mei met het voorstel om het Netwerk Uitvaartvernieuwers op te heffen", besluit Klaassen dreigend haar brief.
De locatie in Maarssen waar de inderhaast opgetrommelde leden op zondag 2 april bijeenkomen, lijkt symbolisch: een rouwcentrum. De vraag wordt er opgeworpen of het zinvol is om als Netwerk Uitvaartvernieuwers in de huidige vorm door te gaan. Hierbij komt met name de twijfel naar voren of een verenigingsvorm, met alle tijdrovende verplichtingen die deze met zich meebrengt, wel de juiste vorm is. Een vereniging brengt overtollige ballast met zich mee, zo wordt gezegd. Toch kiezen de aanwezigen ervoor om voorlopig als vereniging verder te gaan. Maar als zich de cruciale vraag aandient wie zich als nieuw bestuurslid wil melden, geeft niemand thuis. Het doodsvonnis van het netwerk lijkt getekend, maar een klein groepje leden brengt voorlopige redding: zij formeren een werkgroepje dat een voorstel voor de ALV van 13 mei gaat voorbereiden, op basis waarvan het netwerk verder zou kunnen. Ook gaat dit groepje leden polsen of zij zich kandidaat willen stellen voor het bestuur.
Desgevraagd wil Klaassen vóór de vergadering van 13 mei geen commentaar geven op de perikelen binnen haar vereniging: "Ik ben best bereid om daar het een en ander over te vertellen, maar we hebben binnen het bestuur afgesproken om dat pas na de algemene ledenvergadering van 13 mei te doen. Het is een kwestie die ik eerst intern wil afhandelen, vanuit zorgvuldigheid naar onze leden toe. Daarna wil ik wel vertellen wat er aan de hand is." (Zie hiervoor het interview onderaan dit artikel, red.).

Vergadercultuur
De vraag is hoe de verhoudingen zo verzuurd konden raken binnen een club van progressieve en enthousiaste vernieuwers. Volgens diverse ingewijden lijkt het netwerk vooral slachtoffer te zijn geworden van een oudbakken vergadercultuur die juist eerder verwacht zou worden bij de gevestigde orde binnen de uitvaartbranche, waartegen het netwerk zich altijd heeft afgezet. Verschillende leden menen dat een verenigingsvorm niet nodig is, en zelfs belemmerend werkt. Toch is er bij de start van het netwerk bewust voor deze vorm gekozen, vertelt oud-bestuurder Joop Bots, één van de oprichters van het netwerk. Bots: "In die begintijd, omstreeks 1996, hebben we vrij snel gekozen om deel te nemen aan de uitvaartbeurzen. Wij konden dat financieel niet opbrengen, dus moesten we sponsors gaan aantrekken. Als je verplichtingen aangaat met een organisator van de beurs, en je gaat sponsors aantrekken, heb je twee redenen waarom het belangrijk is dat je een rechtspersoon bent. Daaruit blijkt dat je niet zomaar een clubje enthousiastelingen bent, wij dachten dat het belangrijk was om afspraken te kunnen maken. Bovendien was het bestuur dan gedekt en niet hoofdelijk aansprakelijk. We meenden dat een vereniging het meest voor die rechtsvorm in aanmerking kwam, omdat we met elkaar op een democratische manier ons doel wilden nastreven. Maar later heb ik me wel eens afgevraagd of dit wel zo`n goede keuze is geweest. Want met een vereniging zit je ook aan een aantal verplichtingen vast, zoals een jaarvergadering, een jaarverslag en noem maar op. Dan kom je in een soort vergadercultuur met plichtplegingen waarbij wij toen kennelijk niet in staat gebleken zijn om daar een eigentijds vorm voor te vinden. Met het gevolg dat we wat vervielen in een wat oubollige, al bestaande vorm. En waarvan ik achteraf wel eens gedacht heb: is dat wel zo`n goede keuze geweest?"
Eén zo`n verplichting was het vaststellen van een toelatingsbeleid, waarvoor een procedure en een toelatingscommissie werden ingesteld. Bots: "Daar worden nu vraagtekens bijgezet heb ik begrepen en daar kan ik mij wel iets bij voorstellen. Er gaan stemmen op die zeggen dat het netwerk weer een vrije organisatie moet worden waarvan iedereen lid kan worden. Als iemand zich er niet thuis voelt dan selecteert zich dat vanzelf uit, is de redenering. Dat klopt voor een deel wel, want dat hebben we in het verleden met de toelatingsprocedure ook gemerkt. Mensen die aanvankelijk toegelaten waren, maar zich toch niet op hun gemak voelden, vertrokken weer. Maar er zijn anderen die zeggen: wij streven een bepaald doel na, wij willen die uitvaartvernieuwende gedachte uitdragen, en dat kun je alleen als je een club bent met mensen die allemaal op dezelfde lijn zitten en vanuit een zelfde zuivere manier van werken dat doel willen nastreven. Sommigen vragen zich af of iedereen wel zo zuiver op de graat is en wel echt zo uitvaartvernieuwend bezig is. Dat is wat ik ervan begrepen heb."
Ondanks de huidige problemen ziet Bots nog wel toekomst voor het netwerk. Want hij vindt dat de doelstelling, vernieuwing van de uitvaartbranche, nog lang niet is verwezenlijkt. Maar dan zou het wel de vergadercultuur moeten minimaliseren, of op zoek gaan naar een andere structuur. "Bijvoorbeeld met zelfstandig functionerende werkgroepen en een bestuur dat alleen de grote lijnen in de gaten houdt, de goede voorwaarden schept en de centen binnenhaalt. Leden zouden op ad hoc basis in een werkgroep kunnen gaan zitten, bijvoorbeeld om deelname aan een uitvaartbeurs voor te bereiden. Als ze weten dat ze aan een klus gaan meedoen waar ze na een paar maanden weer vanaf zijn, dan heb je kans dat ze daar eerder toe bereid zijn dan dat ze zich een jaar of langer ergens voor moeten verplichten. In de begintijd ging het ook op die manier."

Gevaar
Maar ook de huidige crisis binnen het netwerk vindt zijn oorsprong juist in die beginperiode, vertelt mede-oprichter Walter Carpay, eveneens oud-bestuurder van het netwerk. Carpay: "Een gevaar dat zich direct aandiende was dat er zoveel moest gebeuren op het gebied van uitvaartvernieuwing, dat het bijna teveel was. Er waren heel veel verwachtingen en het bleek lastig, zo niet onmogelijk, daar iets van te realiseren. Zeker in een verenigingsverband waar je het over elke stap die je zet met elkaar eens moet zijn. Zo`n vereniging... het is ontzettend lastig om in zo`n vorm doelmatig te werken. Ik merkte op een gegeven moment dat we daar gewoon niet uitkwamen, en dat ik m`n eigen weg moest zoeken. Met mensen waarmee ik graag wil werken, en ook heel resultaatgericht kan werken en dingen kan bereiken. Dat ik geen lid meer ben heeft ook een formele reden: er mochten geen bedrijven lid worden. Wat de reden daarvan is? Dat hebben wij ook wel eens gevraagd, maar dat hebben we nooit gehoord. Er waren plannen om mogelijkheden te creëren voor bedrijven en instellingen om lid te worden, maar daar hebben we nooit meer iets op gehoord. Die zijn waarschijnlijk nog steeds in de maak. We hadden natuurlijk op persoonlijke titel lid kunnen worden, tenminste als we door de ballotagecommissie gekomen waren. Op een gegeven moment was er een bepaald beleid aan de deur: het was niet de bedoeling dat iedereen zomaar lid kon worden. Maar ik vond het niet echt erg dat ons bedrijf geen lid kon worden. Want het netwerk was te traag, te log, niet efficiënt en niet resultaatgericht. Het was een bureaucratische bende geworden. Met fantastische mensen met de meest fantastische bedoelingen. Allemaal mensen met het hart op de juiste plaats. Mijn hart ligt nog steeds bij uitvaartvernieuwing en iedereen die zich daarvoor inzet, verdient mijn support. Maar ik vind het heel jammer dat frustratie nu de boventoon voert. Terwijl een Netwerk Uitvaartvernieuwing een progressieve, dynamische, jonge hondenclub moet zijn. Maar er komt gewoon niet genoeg uit. Het publiek heeft er geen moer aan. De uitvaartbranche is nog steeds één van de weinige sectoren in de maatschappij waar de belangen van de consument op geen enkele manier behartigd worden. Laat ze maar opdoeken, dat is het beste. Wat geen kracht heeft, moet gewoon de grond in. Hopla, begraven die vereniging! Dan komt er wel iets nieuws uit voort. Alle initiatieven verdienen een kans, maar als het niet werkt moet je dat op tijd weten te stoppen. Het moet leuk zijn, je moet kunnen spelen met uitvaartvernieuwende mensen en hen niet afhankelijk maken in deze vreemde verenigingsvorm. Ik kan het alleen maar aanmoedigen dat de hele club opgeheven wordt. Daar zou ik blij mee zijn. Daarna begint het wel weer opnieuw, maar dan op een goeie manier. Laten we een platform creëren voor iedereen die iets over uitvaartvernieuwing wil zeggen, ongeacht waar of voor wie hij werkt. Want dat laatste maakt helemaal geen reet uit. De koning is dood, leve de koning. Dood aan de vereniging, leve de uitvaartvernieuwing."

Netwerk gaat verder met nieuw bestuur
Het Netwerk Uitvaartvernieuwers heeft de crisis waarbij het voortbestaan van de vereniging op het spel stond, overleefd. Tijdens de Algemene Ledenvergadering van 13 mei kozen de leden ervoor om met het netwerk verder te gaan. De omstreden verenigingsvorm blijft hierbij gehandhaafd, maar wel zal deze anders worden ingevuld, vertelt Marjon Klaassen, inmiddels afgetreden als voorzitter. "Het bestuur had teveel taken op z`n bord. Daarom heeft het nieuwe bestuur uitsluitend coördinerende en voorwaardenscheppende taken. Alle bijzondere taken worden voortaan aan werkgroepen of commissies gedelegeerd. Zo beheert iemand de penningen, is er iemand die de nieuwe leden welkom heet, en heeft iemand anders de taak op zich genomen om de landelijke informatietelefoon te bemensen."
Hoewel het vorige bestuur onder leiding van Klaassen vóór de Algemene Ledenvergadering in een brief aan de leden had gedreigd met het voorstel te komen om het Netwerk Uitvaartvernieuwers op te heffen als zich niet minimaal zeven nieuwe bestuursleden zouden aandienen, werd dit aantal niet bereikt. Maar nu het nieuwe bestuur een aantal taken heeft afgestoten, kan volgens Klaassen met minder bestuursleden worden volstaan. Klaassen: "Met die brief wilden we vooral een signaal afgeven: dames en heren: het is wel leuk zo`n netwerk, maar er moeten wel mensen zijn die de kar willen trekken. De leden moesten het gevoel krijgen dat ze medeverantwoordelijk zijn voor wat er gebeurt. Dat besef is nu doorgedrongen. Ik denk we een goede zet hebben gedaan door het zo hoog op te spelen. Het was de bedoeling om de mensen wakker te schudden en dat is gelukt."
Volgens Klaassen is momenteel slechts een derde deel van het aantal leden actief binnen de vereniging. "Een deel van de leden zie je echt nooit. Daarom is een nieuwe procedure afgesproken voor het toelaten van nieuwe leden: zij kunnen als introducé en tegen betaling van 30 tot 50 gulden - het exacte bedrag moet nog worden vastgesteld - een keer mee naar een funerair café. Op die manier willen we een hogere drempel opwerpen. Eerder was er ook al een toelatingsbeleid. Maar daarbij hoefde alleen op een vragenlijst te worden ingevuld waaruit je funeraire activiteiten bestonden en wat daarvan het uitvaartvernieuwende karakter was. Je moest het wel heel bont maken wilde je daar niet doorheen komen. Maar nu moet je iemand bereid vinden die je meeneemt naar zo`n funerair café en daar ook voor betalen. Ook de contributie is verhoogd, van 115 naar 175 gulden. Daarvan is de reden dat we meer middelen krijgen om meer te kunnen doen. Bovendien wordt ook hiermee een drempel gecreëerd: als je lid wilt worden, denk je er eerst even goed over na. De bedoeling hiervan is dat mensen echt willen netwerken en elkaar willen leren kennen, informeren en stimuleren. Op die manier krijg je ook een steviger basis om naar buiten toe op te treden", aldus Klaassen, die inmiddels is opgevolgd als voorzitter door de Haarlemse uitvaartondernemer Marry Brokking.



Voor nadere informatie over het Netwerk Uitvaartvernieuwers kan het landelijke informatienummer worden gebeld: 035 – 582 31 25.

Uitvaart.nl
Amsterdam, juni 2000